ابدؤوا بالهدف واحتياجات المشاركين
قبل اختيار المكان، حددوا ما الذي ينبغي أن يحققه المؤتمر ومن هم المشاركون. فطبيعة الجمهور توجه مستوى المحتوى وأنواع الجلسات ومتطلبات اللغة وإمكانية الوصول.
يساعد توضيح التاريخ والميزانية المتوقعة وعدد الحضور ومسارات الموافقة مبكراً على مقارنة الأماكن والموردين بصورة أفضل. كما يجمع موجز مكتوب جميع الأطراف حول الأولويات نفسها.
صمموا البرنامج والتشغيل معاً
يشمل الجدول الجيد التسجيل والإرشاد والتجارب التقنية والاستراحات والتنقلات، إلى جانب محتوى المتحدثين. اتركوا وقتاً كافياً بين الجلسات وحددوا المسؤوليات قبل يوم الفعالية.
ينبغي أن تصل المعلومات المحدثة نفسها إلى الضيوف وفريق الموقع والموردين. وتساعد الخطط البديلة للنقل والجوانب التقنية على التعامل بهدوء مع أي تغيير.