حددوا غاية واضحة لكل جلسة
حددوا السؤال الذي ستجيب عنه كل جلسة أو القرار الذي ستدعمه. يقلل هذا الوضوح التكرار ويساعد المشاركين على فهم موقع النقاش ضمن الاجتماع الكامل.
اختاروا الصيغة المناسبة للموضوع، سواء كانت عرضاً موجزاً أو نقاشاً أو عملاً ضمن مجموعات. وإذا كان المطلوب مشاركة الأفكار، فيجب تخصيص وقت لذلك في الجدول.
حافظوا على التركيز والحيوية
قد تجعل الجلسات الطويلة والانتقالات السريعة الحفاظ على الانتباه أكثر صعوبة. وتشكل الاستراحات المنتظمة وترتيب القاعة والصوت والصورة الواضحان والمواد المقروءة أساساً بسيطاً وفعالاً.
اختموا بمشاركة القرارات والمسؤوليات والخطوات التالية. يساعد الملخص الموجز على تحويل النقاش إلى خطة قابلة للتنفيذ.