افهموا الهدف والجمهور
قد تهدف الفعالية إلى التدريب أو التخطيط الاستراتيجي أو التقدير أو جمع الشركاء. وينبغي أن يوجه الهدف واحتياجات المشاركين اختيار الوجهة.
يؤثر مكان قدوم الضيوف ومدة البرنامج واحتياجات الحركة في خطة التنقل. وتكون مقارنة الخيارات وفق هذه التفاصيل أكثر فائدة من الاختيار بناءً على الشهرة وحدها.
قيّموا العوامل معاً
تؤثر روابط النقل وتنوع المواقع والموسم والتجارب المحلية والتكلفة الإجمالية بعضها في بعض. ويساعد ترتيب الأولويات على توضيح المفاضلات والوصول إلى قرار مشترك.
يمكن لجدول تقييم مبسط وزيارة مسبقة للموقع أن يجعلا التوقعات أكثر وضوحاً. وينبغي أن يخدم الاختيار النهائي أهداف الفعالية ويتيح برنامجاً عملياً للمشاركين.